lunes, 18 de agosto de 2014

Cómo estimar el tiempo cuando empiezas un nuevo proyecto





 ¿Alguna vez te has propuesto hacer una tarea que habías calculado tener lista en una hora y has acabado necesitando 4 horas?



¿Y al revés?



¿Has hecho frente a una tarea que venías posponiendo y posponiendo porque se te hacía muy cuesta arriba y en cuanto te has decidido y has ido a por ella la has tenido lista en 10 minutos?





En ocasiones nuestra habilidad para estimar el tiempo nos juega malas pasadas, pero la cosa se complica mucho más cuando nos enfrentamos a tareas completamente nuevas para nosotras.



Empezar cosas nuevas, ¿te suena?



Esa es una de las premisas de cualquier mamá emprendedora: nos encontramos constantemente saliendo de nuestra zona de confort y avanzando hacia lo desconocido.



Entonces, ¿qué podemos hacer cuando iniciamos un nuevo proyecto?



La experiencia es un grado




Somos mejores estimando el tiempo de cosas que nos son familiares, porque contamos con la experiencia adquirida.

Ten en cuenta situaciones pasadas y el tiempo que realmente has acabado necesitando para actividades similares.

Si es la primera vez que vas a hacer algo así, puedes preguntar a otras personas que ya hayan pasado por esto, siempre podrán asesorarte sobre:


  • Qué tipo de problemas suelen surgir.

  • Cuánto tiempo les llevó.

  • Cuál es la mejor forma de afrontarlo.

  • Qué tipo de herramientas te pueden ser útiles.

  • Posibles atajos.

  • Etc.



Ten muy clara tu meta



Con una simple idea general de lo que quieres hacer es muy fácil que te equivoques en tus estimaciones, cuanto más abstractos sean tus planes, más le va a costar a tu cerebro hacer un cálculo ajustado.

Si no tienes claros todos los pasos que deberás seguir para conseguir tu objetivo, también es fácil que calcules de forma equivocada el tiempo que necesitarás para llevarlo a cabo.

Haz una lista de todas las actividades que deberás hacer y si es posible anótalas en sentido cronológico, teniendo en cuénta qué vas a necesitar tener hecho para pasar a lo siguiente.

También necesitas estar segura del momento en el que la tarea se habrá completado, sino es imposible que puedas hacer una buena estimación del tiempo.

El último paso de tu lista debe ser ese momento en el que puedas decir “¡Bien hecho! ¡Terminé!”.


Pequeños bocados



Si tus proyectos son muy generales, es fácil que te sientas abrumada y no sepas por dónde empezar.

Cuando ya tengas claras todas las tareas de las que se compone, desglósalas con todo lujo de detalles.

Divide tus actividades en mini-proyectos digeribles sobre los que tengas una percepción más real del tiempo que necesitarás invertir en cada uno.

Diseñar un nuevo sitio web, por ejemplo, es un proyecto complejo, implica cantidad de aspectos: adquirir un dominio, contratar un hosting, escoger la plataforma con la que vas a trabajar, decidir el diseño, trabajar en los aspectos técnicos, redactar el contenido

Ir desgranando todas las tareas que serán necesarias en todo el proceso te va a permitir hacer estimaciones más correctas.

Es importante que tengas en cuenta factores como:


  • La participación y los plazos de ejecución de terceras personas en las que hayas delegado tareas.
  • Tiempo que tardarás en aprender a manejar un nuevo software.
  •  Posible formación que debas recibir.
  • Otras tareas con fecha de vencimiento que coincida con el tiempo que quieres dedicar al proyecto.
  • Reuniones o actividades familiares que ya tengas agendadas.

  • Etc.



Cojín de tiempo






No te comprometas a hacer cosas esperando que no surja ningún imprevisto ni contratiempo, las posibilidades de que eso ocurra son bastante remotas. 



Renuncia a ese falso optimismo.



Subestimar plazos puede convertirse en una fuente de estrés, además de afectar a tu reputación y transmitir una imagen de poca seriedad y escasa profesionalidad.



Por mucho que intentes planificar y anticipar, debes tener en cuenta que hay factores que pueden escapar a tu control.



Sé flexible en tu estimación y añade un cojín de tiempo para imprevistos, interrupciones y emergencias inesperadas.  Si finalmente no es necesario, vas a disponer de un tiempo extra para dedicarlo a lo que quieras.


Neus Virgili
Maternidad a Tiempo Completo, Gestión del Tiempo y Desarrollo Personal



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